Как Писать Отчёты: Руководство

Отчет - это документальный отчет, в котором представлены и/или обобщены факты о конкретном событии, теме или проблеме. Идея заключается в том, что люди, незнакомые с предметом, могут найти все, что им нужно знать, из хорошего отчета.

Отчеты позволяют легко ввести кого-то в курс дела, но на самом деле написать отчет совсем не просто. Итак, чтобы помочь вам понять, что делать, ниже мы представляем наш собственный небольшой отчет, посвященный написанию отчетов.

Что такое отчет?

С технической точки зрения определение отчета довольно расплывчато: любой отчет, устный или письменный, о вопросах, касающихся определенной темы. Это может относиться к чему угодно, от показаний в зале суда до отчета о книге младшего школьника.

На самом деле, когда люди говорят о “отчетах”, они обычно имеют в виду официальные документы, излагающие факты по какой-либо теме, обычно написанные экспертом по этому вопросу или кем-то, кому поручено провести расследование. Существуют различные типы отчетов, описанные в следующем разделе, но в основном они соответствуют этому описанию.

Какая информация содержится в отчетах? Хотя все факты приветствуются, отчеты, в частности, как правило, содержат такие типы контента:

• Подробная информация о событии или ситуации

• Последствия или продолжающееся воздействие события или ситуации

• Оценка статистических данных или аналитики

• Интерпретации информации, содержащейся в отчете

• Прогнозы или рекомендации, основанные на информации, содержащейся в отчете

• Как информация соотносится с другими событиями или отчетами

Отчеты тесно связаны с написанием эссе, хотя есть некоторые четкие различия. В то время как оба опираются на факты, эссе добавляют личные мнения и аргументы авторов. Отчеты, как правило, придерживаются только фактов, хотя они могут включать в себя некоторую авторскую интерпретацию этих фактов, скорее всего, в заключении.

Кроме того, отчеты тщательно организованы, обычно с оглавлениями и обильными заголовками и подзаголовками. Это облегчает читателям сканирование отчетов в поисках нужной им информации. Эссе, с другой стороны, предназначены для того, чтобы их читали от начала до конца, а не просматривали в поисках конкретных идей.

Типы отчетов

Существует несколько различных типов отчетов, в зависимости от цели и того, кому вы представляете свой отчет. Вот краткий список распространенных типов отчетов:

• Академический отчет: проверяет понимание учащимся предмета, такого как отчеты о книгах, отчеты об исторических событиях и биографии.

• Бизнес-отчеты: определяет информацию, полезную для бизнес-стратегии, такую как маркетинговые отчеты, внутренние служебные записки, SWOT-анализ и технико-экономические обоснования.

• Научные отчеты: публикует результаты исследований, такие как исследовательские статьи и тематические исследования, как правило, в научных журналах.

Отчеты могут быть дополнительно разделены на категории в зависимости от того, как они написаны. Например, отчет может быть официальным или неофициальным, коротким или длинным, внутренним или внешним. В бизнесе вертикальный отчет делится информацией с людьми на разных уровнях иерархии (т.Е. с людьми, которые работают выше вас и ниже вас), в то время как боковой отчет предназначен для людей того же уровня, что и автор, но в разных отделах.

Существует столько же типов отчетов, сколько и стилей написания, но в этом руководстве мы сосредоточимся на академических отчетах, которые, как правило, носят формальный и информационный характер.

Какова структура отчета?

Структура отчета зависит от типа отчета и требований задания. Хотя отчеты могут использовать свою собственную уникальную структуру, большинство из них следуют этому базовому шаблону:

• Резюме: Точно так же, как реферат в научной статье, резюме представляет собой отдельный раздел, в котором кратко излагаются выводы вашего отчета, чтобы читатели знали, чего ожидать. Они в основном предназначены для официальных отчетов и в меньшей степени для школьных отчетов.

• Введение: Создавая основную часть отчета, ваше введение объясняет общую тему, которую вы собираетесь обсудить, с изложением вашего тезиса и любой необходимой справочной информацией, прежде чем вы перейдете к своим собственным выводам.

• Основная часть: Основная часть отчета объясняет все ваши основные открытия, разбитые на заголовки и подзаголовки. Основная часть составляет большую часть всего отчета; в то время как введение и заключение состоят всего из нескольких абзацев каждый, основная часть может растянуться на страницы.

• Заключение: Заключение - это когда вы сводите воедино всю информацию в своем отчете и приходите к окончательному толкованию или суждению. Обычно в этом случае автор вводит свои собственные личные мнения или выводы.

Если вы знакомы с тем, как писать исследовательскую работу, вы заметите, что написание отчета следует той же структуре “введение-основная часть-заключение”, иногда добавляя краткое изложение. Отчеты обычно также имеют свои собственные дополнительные требования, такие как титульные страницы и таблицы содержания, которые мы объясним в следующем разделе.

Что должно быть включено в отчет?

Нет никаких жестких требований к тому, что включается в отчет. Каждая школа, компания, лаборатория, руководитель задач и учитель могут создать свой собственный формат в зависимости от своих уникальных потребностей. В целом, однако, будьте внимательны к этим конкретным требованиям — они, как правило, возникают часто:

• Титульный лист: Официальные отчеты часто используют титульный лист для упорядочивания информации; если человеку приходится читать несколько отчетов, титульные страницы облегчают их отслеживание.

• Оглавление: Как и в книгах, оглавление помогает читателям перейти непосредственно к интересующему их разделу, что позволяет ускорить просмотр.

• Нумерация страниц: Обычная вежливость, если вы пишете более длинный отчет, нумерация страниц гарантирует, что страницы расположены по порядку в случае путаницы или опечаток.

• Заголовки и подзаголовки: Отчеты обычно разбиты на разделы, разделенные заголовками и подзаголовками, для облегчения просмотра и сканирования.

• Цитаты: Если вы цитируете информацию из другого источника, в руководстве по цитированию указан рекомендуемый формат.

• Страница цитируемых работ: В библиографии в конце отчета перечислены ссылки и юридическая информация для других источников, из которых вы получили информацию.

Как всегда, обратитесь к заданию для получения конкретных рекомендаций по каждому из них. Люди, которые читают отчет, должны сообщить вам, какие руководства по стилю или форматированию им требуются.

Как написать отчет за 7 шагов

Теперь давайте перейдем к особенностям написания отчета. Следуйте приведенным ниже семи шагам по написанию отчета, чтобы перейти от идеи к готовому документу.

1. Выберите тему на основе задания

Прежде чем вы начнете писать, вам нужно выбрать тему вашего доклада. Часто тема назначается для вас, как в большинстве деловых отчетов, или предопределяется характером вашей работы, как в случае с научными отчетами. Если это так, вы можете проигнорировать этот шаг и двигаться дальше.

Если вы отвечаете за выбор своей собственной темы, как и во многих академических отчетах, то это один из самых важных шагов во всем процессе написания. Попробуйте выбрать тему, которая соответствует этим двум критериям:

• Есть достаточная информация: выберите тему, которая не слишком общая, но и не слишком конкретная, с достаточным количеством информации, чтобы заполнить ваш отчет без отступов, но не слишком много, чтобы вы не могли охватить все.

• Это то, что вас интересует: Хотя это и не является строгим требованием, это помогает повысить качество отчета, если вы увлечены темой.

Конечно, не забывайте инструкции по заданию, включая длину, поэтому держите их в голове при принятии решения.

2. Проведение исследований

В случае с деловыми и научными отчетами исследования обычно проводятся вами самостоятельно или предоставляются компанией, хотя и в том, и в другом случае все еще есть много возможностей для поиска внешних источников.

Что касается академических работ, то вы в основном самостоятельно проводите исследования, если только от вас не требуется использовать материалы класса. Это одна из причин, почему выбор правильной темы так важен; вы не продвинетесь далеко, если в выбранной вами теме недостаточно доступных исследований.

Главное - искать только авторитетные источники: официальные документы, другие отчеты, исследовательские работы, тематические исследования, книги уважаемых авторов и т.д. Не стесняйтесь использовать исследования, приведенные в других подобных отчетах. Часто вы можете найти много информации в Интернете с помощью поисковых систем, но быстрый поход в библиотеку также может помочь в крайнем случае.

3. Напишите тезисное изложение

Прежде чем идти дальше, напишите тезисное утверждение, которое поможет вам концептуализировать основную тему вашего доклада. Так же, как и тематическое предложение абзаца, тезисное утверждение резюмирует основную мысль вашего письма, в данном случае отчета.

Как только вы соберете достаточное количество исследований, вы должны заметить некоторые тенденции и закономерности в информации. Если все эти паттерны выводят или ведут к более важному, всеобъемлющему пункту, это ваше тезисное утверждение.

Например, если бы вы писали отчет о заработной плате работников ресторанов быстрого питания, ваш тезис мог бы звучать примерно так: “Хотя раньше заработная плата была соизмерима с прожиточным минимумом, после нескольких лет стагнации она больше не является адекватной”. Далее в остальной части вашего отчета будет подробно рассмотрен этот тезис, с достаточным количеством доказательств и подтверждающих аргументов.

Хорошо включить тезисы как в резюме, так и во введении к отчету, но вы все равно хотите разобраться в этом заранее, чтобы знать, в каком направлении двигаться, когда будете работать над своим планом в следующий раз.

4. Подготовьте набросок

Составление плана рекомендуется для всех видов написания, но это особенно полезно для отчетов, учитывая их акцент на организации. Поскольку отчеты часто разделяются заголовками и подзаголовками, четкая схема гарантирует, что вы будете оставаться в курсе событий во время написания, ничего не пропуская.